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RPA verfolgt dabei im Gegensatz zur traditionellen Prozessautomatisierung einen ganz anderen Ansatz. Die Einführung von RPA ist nicht mit teuren Investitionen in neue Plattformen verbunden und beeinträchtigt zudem in keinster Weise bestehende Geschäftsprozesse. RPA verarbeitet regelbasierte, strukturierte Daten über die Benutzeroberfläche der prozessunterstützenden Robotersoftware. Beispiele hierfür sind wiederholte Dateneingabefunktionen. Diese Technologie zielt darauf ab, Prozesse zu automatisieren, ohne bestehende Anwendungen zu verändern, zu ersetzen und die Kosten zu senken. Da diese Softwareroboter ähnlich operieren wie die eigentlichen Anwender, gibt es keine wirkliche Notwendigkeit für zusätzliche Systemtests.
Mit RPA können Unternehmensprozesse zwar einfacher als bislang automatisiert werden. Aber es sind längst nicht alle Prozesse gleichermaßen geeignet, um automatisiert zu werden. Da RPA regelbasiert arbeitet, stehen hier strukturierte Prozesse im Fokus, die immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen. Die Software-Roboter folgen dem festgelegten Prozess und treffen Entscheidungen auf der Basis der festgelegten Regeln. Um ihre Arbeit zu verrichten, ahmen sie sich häufig wiederholende Routineaufgaben nach und replizieren diese beliebig oft. Dazu erfassen die Software-Roboter automatisiert die unterschiedlichsten Anwenderinteraktionen über vorhandene Software und Benutzerschnittstellen, extrahieren sie und führen sie selbst aus. Wie ein Mitarbeiter bedient RPA über das Frontend alle notwendigen Applikationen, um Daten einzugeben, zu kopieren, zu speichern und vieles mehr. Einmal festgelegte Prozessabläufe können aber jederzeit an die sich schnell ändernden Vorgaben und Bedürfnisse flexibel angepasst werden.
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