Manuelle Erfassung, ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, Medienbrüche: trotz Digitalisierung steigen in vielen Unternehmen die Kosten. Und viele Prozesse ziehen sich unnötig in die Länge. Robotic Process Automation kann in diesen Prozessen die entscheidende Lösung sein. Was beim Einsatz von RPA Software beachtet werden sollte ...
RPA verwendet die Anwendungsoberflächen bestehender Systeme, um Routine-Prozesse automatisiert durchzuführen. Manuelle Tätigkeiten werden dadurch wesentlich minimiert, die Datenverarbeitung enorm präzisiert und Workflows dramatisch verkürzt. Und durch die Kopplung mit KI-Software lernt das System permanent hinzu und ist auch in der Lage aus unstrukturierten Daten wichtige Informationen zu generieren
Erfolgreich ist der Einsatz von RPA-Software jedoch nur, wenn Unternehmen einige grundlegende Regeln beachten:
Das richtige Maß finden
Schlecht organisierte Prozesse werden automatisiert nicht besser. Analysieren Sie deswegen den Workflow in ihrem Unternehmen genau, bevor sie mit dem Einsatz von Robotic Process Automation beginnen. RPA ist nicht grundsätzlich für jeden Service- oder Verwaltungsvorgang geeignet und lohnt sich vor allen Dingen für Prozesse mit einem großen Vorgangsvolumen.
Abläufe vereinfachen
Definieren und vereinfachen Sie Routineprozesse. Regelmäßige Abläufe sollten nicht zu kompliziert und richtig kategorisiert sein. Für Expertenprozesse empfiehlt sich der Einsatz von RPA auf jeden Fall. Lassen Sie sich bei der Implementierung der KI Software unbedingt von Experten unterstützen.
Datenverarbeitung präzisieren, Fehler minimieren
Besonders gewinnbringend lässt sich RPA für die Erfassung und Verarbeitung von Daten in der Kundenkommunikation, bei Back Office Tätigkeiten und in der Buchhaltung nutzen. Fehler können wesentlich reduziert und die Erledigung von Routine-Aufgaben automatisiert enorm beschleunigt werden. Zudem bindet KI-Software menschliche Mitarbeiter in die Qualitätssicherung ein, signalisiert, sobald sie an ihre Grenzen stößt und reagiert autark auf Veränderungen und Auffälligkeiten.
Rentabilität realistisch einschätzen
Überprüfen Sie Ihre Rentabilitätserwartungen sehr genau. RPA Software bringt in der Regel keinen kurzfristigen wirtschaftlichen Gewinn. Einen mittelfristigen Return on Investment erzielen Sie durch RPA am ehesten, wenn es in Ihrem Unternehmen viele Medienbrüche gibt, weil häufig Anwendungen gewechselt werden müssen, wenn der manuelle Suchaufwand sehr hoch ist und wenn in diese Prozesse parallel sehr viele Mitarbeiter eingebunden sind.
