47 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland kehren dem Papierchaos den Rücken und bevorzugen eine digitale Organisation und Verwaltung ihrer Dokumente sowie Korrespondenz. Immer dynamischer ergreift der Mittelstand die Chancen des digitalen Wandels und sieht ihn als Gelegenheit zum unternehmensweiten Veränderungsprozess. Und doch wird deutlich: Was wir tatsächlich unter „Digitalisierung“ verstehen, interpretiert jeder ein wenig anders.
Daten elektronisch archivieren, Dokumente steuern, Rechnungen digitalisieren: Mittelständische Unternehmen in Deutschland wickeln immer mehr Prozesse über ECM-Software ab und schließen allmählich zu den großen und viel stärker digitalisierten Unternehmen des Landes auf.
Ist das digitale Office im Mittelstand angekommen? Schaut man sich die Ergebnisse der repräsentativen Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ an, so bewegen sich die mittelständischen Unternehmen hierzulande auf jeden Fall und mit immer größeren Schritten in diese Richtung. Allerdings ist der Weg zum digitalen Office für die meisten Unternehmen noch lang.
ECM-Software immer gefragter
Von den rund 613 befragten mittelständischen Unternehmen arbeitet heute immerhin fast die Hälfte (47 Prozent) mit einer Standard-Software zur Digitalisierung klassischer Unternehmensprozesse wie die digitale Erstellung von Rechnungen. 40 Prozent nutzt die Software unternehmensweit. Ein gewaltiger Anstieg: Denn 2017 nutzen nur 11 Prozent der Mittelständler eine Standard-Software. Mit ECM-Software arbeitet 2019 ein knappes Fünftel (19 Prozent) der mittelständischen Unternehmen.
Die Schere schließt sich
Die Digitalisierungsbestrebungen steigen im Mittelstand also klar an –deutlich wird das auch in der Tatsache, dass bei einem weiteren Viertel der mittelständischen Unternehmen ECM-Software immerhin partiell im Einsatz ist. Die Schere zwischen mittelständischen und großen Unternehmen wird damit sukzessive kleiner. Gleichzeitig muss man auch sehen, dass der Abstand zu den großen Unternehmen nach wie vor immens ist: Hier setzen 96 Prozent Standard-Software ein.
Digitalisierung im Mittelstand: Die Absicht ist da
Doch die Schere müsste sich weiter schließen, schaut man sich die Investitionsabsichten der befragten Unternehmen an: 30 Prozent der Mittelständler planen in naher Zukunft die Investition von ECM-Software (Erst-, Erweiterungs- und Ersatzinvestitionen). Bei 23 Prozent dieser mittelständischen Unternehmen steht eine erstmalige Investition von ECM-Software auf der Agenda. Auch hier ist ein Anstieg zu verzeichnen – denn 2017 waren es nur 18 Prozent. Die verbleibenden 7 Prozent haben vor, Software zu ersetzen oder zu erweitern. Setzen die befragten Unternehmen ihre Vorhaben um, wird sich die Digitalisierung im Mittelstand weiter beschleunigen.
Gute Erfahrungen beschleunigen Digitalisierung
Dazu trägt bei, dass die Mehrheit der mittelständischen Unternehmen positive Erfahrungen mit dem Einsatz von ECM-Software macht. Nahezu alle befragten Unternehmen (94 Prozent) erfahren einen deutlich verbesserten Zugriff auf Informationen. Knapp 80 Prozent konnten die Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten verbessern und 70 Prozent erleben es als Mehrwert, ECM-Software mobil nutzen zu können.
Diese positiven Erfahrungen decken sich mit den Erwartungen der meisten Unternehmen an ECM-Software und eine Digitalisierung von Büro- und Unternehmensprozessen. Am häufigsten genannt wurden der Wunsch nach einer höheren Effizienz von Unternehmensprozessen („schneller Zugriff auf Informationen“ und „geringere Kosten für die Handhabung von Dokumenten“), ein umfassenderer Schutz vor Datenverlust und eine bessere Compliance.
Unklarheiten aus dem Weg räumen
Stolpersteine auf dem Weg zur Digitalisierung sind bei vielen mittelständischen Unternehmen Unsicherheiten in Bezug auf die zentralen Begriffe der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Jeder hat schon mal von „Robotic Process Automation (RPA)“, „Intelligent Document Recognition“ und „Workflow Management“ gehört. Doch viele können nicht genau erklären, welche Prozesse, Technologien und Lösungen mit diesen Begriffen verbunden sind. Im Fall der Bitkom-Studie waren es rund 40 Prozent der Teilnehmer.
Es besteht Aufklärungsbedarf
Fehlt dieses Wissen, können Entscheider im Mittelstand die Chancen digitaler Technologien insbesondere der intelligenten Erfassung von Daten weder erkennen noch wahrnehmen. Handeln ist wichtig, doch an erster Stelle sollte immer die Aufklärung stehen.
Welchen Beitrag leistet RPA? Welche Prozesse sind geeignet für die Automatisierung mit RPA? Wo kommt die Technik an ihre Grenzen und macht den Einsatz von KI erforderlich? Daten elektronisch zu archivieren, Dokumente automatisiert zu steuern und Rechnungen zu digitalisieren sind wichtige Schritte auf dem Weg zum digitalen Office. Doch sie sind nur eine erste Etappe der digitalen Transformation.
