Wer sich im Berufsalltag mit Datenverarbeitung auseinandersetzt, stößt ganz automatisch auf Lösungen wie Document Capture und Mobile Capture. Doch wann lohnt sich eine Investition in die intelligente Erfassung von Dokumenten? Und wie beeinflusst sie Prozesse, die über die Eingangsbearbeitung alleine hinausgehen? Ein Leitfaden des Branchenverbands Bitkom liefert einen kompakten Überblick und gute Antworten.
Die Ausgangslage
E-Mail statt Brief. WhatsApp statt E-Mail. Was sich im Privaten längst durchgesetzt hat, ist im beruflichen Umfeld noch lange nicht gang und gäbe. Trotz der zunehmenden Digitalisierung unserer Kommunikation ist das Papieraufkommen in vielen Unternehmen unverändert hoch und wie das Gesamtbild zeigt: Es steigt sogar. Gleichzeitig nimmt, wie wir alle wissen, das digitale Datenvolumen stetig zu. Big Data ist in aller Munde. Ob also digital oder analog, wir haben es mit einer wachsenden Menge an Informationen zu tun, der eine immer höhere Erwartungshaltung hinsichtlich ihrer schnellen und genauen Abrufbarkeit gegenübersteht. Eine Herausforderung, die Unternehmen über eine intelligente und automatisierte Datenerfassung lösen können.
Was leistet Document Capture?
Mittels diverser Software-Technologien erfassen intelligente Capture-Lösungen analoge und digitale Daten, bereiten sie auf und verarbeiten sie so weiter, dass sie für anschließende Geschäftsprozesse genutzt werden können. Konkret heißt das: Dokumente werden in durchsuchbare Inhalte konvertiert und in nachgelagerten Anwendungen indexiert, so dass sie jederzeit abrufbar sind.
Ein wichtiges Kriterium der automatisierten Datenerfassung: Die Anwendung sollte in der Lage sein, aus sämtlichen Quellen eines Unternehmens Informationen zu schöpfen – seien es Papierdokumente, Faxe oder digitale Kanäle. Sie sollte zudem die Kapazität besitzen, unterschiedlichste Dokumente inhaltlich zu erfassen. Unterschieden wird in strukturierte Daten – Dokumente mit immer demselben Aufbau, semi-strukturierten Daten – Dokumente mit unterschiedlichem Aufbau aber denselben Informationen, z.B. Rechnungen und unstrukturierte Daten – zum Beispiel aus Briefen, E-Mails usw.
Sind diese Faktoren gegeben, bietet die automatisierte Datenverarbeitung einen deutlichen Mehrwert:
- Bessere Datenerfassung und –verarbeitung: Die Datenerfassung erfolgt schneller, umfassender und exakter. Dadurch steigen das Wissen und die interne Transparenz im Unternehmen, die Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen kann standardisiert, Planungs- und Kontrollmechanismen präzisiert werden.
- Weniger Fehler: Besonders fehleranfällige weil routinierte Prozesse wie Verschlagwortung, Verteilung gescannter Dokumente und Ablage werden automatisiert.
- Reduktion von Kosten: Weniger Fehler senken die Kosten. Langfristig reduziert Document Capture zudem das Papieraufkommen, den manuellen Aufwand sowie den personellen Einsatz für einfache Routinetätigkeiten. Mitarbeiter können für anspruchsvollere Aufgaben eingesetzt werden.
- Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Alle Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall können dauerhaft, standardisiert und gesetzeskonform gesichert werden.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Moderne Arbeitsmittel, eine bessere und schnellere Abrufbarkeit von Informationen sowie die lokale Unabhängigkeit von Papier steigern die Motivation der Mitarbeiter.
- Optimierter Kundenservice: Dass Informationen schneller, umfassender und exakter abgerufen werden, wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.
Unabhängig von der Menge der eingehenden Informationen sind automatisierte Anwendungen sicherlich die beste Lösung, da ganze Workflows automatisiert werden und Fehlerraten deutlich sinken. Wie immer gilt: Erfolgreich wird die Investition nur, wenn am Anfang eine Bestandsaufnahme und Durchleuchtung sämtlicher beteiligter Prozesse steht.
