Mehr als 80 Prozent der Unternehmenskorrespondenz ist automatisierbar. Aber immer noch zögern BPO mit Investitionen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sicher, Innovationen kosten Geld. Aber gerade BPO sollte es einfach fallen, auf der "grünen Wiese" für ihren Kunden die Service-Infrastruktur von morgen aufzubauen. Anstatt aber zu investieren, lassen sie sich von einem immerwährenden ruinösen Preiskampf verschleißen, der jede Form von Innovationskraft hemmt.
Input Management im Digitalen Wandel
Niedrige Preise sind das Eine. Hinzu kommen die Herausforderungen der Digitalisierung: Unternehmen, die heute erfolgreich sein wollen, müssen Kundenbedürfnisse vorne an stellen. Das trifft auf Business Process Outsourcing noch mal mehr zu, denn der digitale Wandel berührt sie in ihrer Kernkompetenz - der Kommunikation mit dem Kunden und bedeutet konkret: Sie müssen in naher Zukunft Lösungen finden, um Kunden in Echtzeit und über eine sichere Datenübermittlung mit den richtigen Information zu versorgen. Gleichzeitig sollten sie große und komplexe Datenmengen unterschiedlichster Branchen händeln können. Erschwerend kommt hinzu: Ob Notizen, Verträge oder Nachweise - es wird nach wie vor viel mit Papier gearbeitet.
Die Herausforderung: Unstrukturierte Daten verwertbar machen
Und die Verarbeitung von Papier in verwertbare Informationen zieht in der Regel viele manuelle Arbeitsschritte nach sich – das macht die Geschäftskommunikation zu einem teuren Prozess. Insbesondere unstrukturierte und handgeschriebene Korrespondenz stellt eine große Herausforderung dar. Denn während strukturierte Daten wie Rechnungen vergleichsweise günstig sind, ist die Verarbeitung unstrukturierter Daten mit hohen Kosten verbunden. Zumal sie in den meisten Unternehmen mindestens einen Viertel des Workflows ausmachen und eine Menge wichtiger Informationen enthalten.
Wie Automatisierungssoftware BPO unterstützen kann
Effizienz im Input-Management ist also wichtiger denn je und mit altgedienten Lösungen nicht mehr zu schaffen. Das erkennen viele Unternehmen. Doch immer werden aktuelle Zahlen im Vordergrund stehen und Investitionen im Wege stehen, deren ROI eigentlich nie zu 100 Prozent im Voraus berechnet werden kann. Umso wichtiger ist es, sich das Potenzial und die Arbeitsweise intelligenter Automatisierungssoftware genauestens zu vergegenwärtigen. Insbesondere die unstrukturierten Daten sind ein entscheidendes Thema im Input-Management und sie effizient verwertbar zu machen, eine besondere Leistung intelligenter Automatisierungssoftware. Gelingt es Unternehmen unstrukturierte Daten gleich zu Beginn richtig zu erfassen, steigen die Effizienzvorteile im weiteren Prozess exponentiell an. KI-Software unterstützt hier ganz wesentlich, indem sie:
1. Eingehende Daten klassifiziert - KI-Software unterscheidet zwischen strukturierter und unstrukturierter Korrespondenz.
2. Wichtige Informationen extrahiert – also automatisch erkennt, worum es geht, wer schreibt? Durch diese beiden Arbeitsschritte der Software erschließen BPO in Echtzeit kunden- und inhaltsbezogene Daten und reduzieren den manuellen Aufwand.
Sie minimieren zudem, gleich von Anfang an wichtige Fehlerquellen - die Korrektheitswerte produktiver Installationen liegen bei 95 Prozent und mehr.
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