Ein Lichtblick in der digitalen Verarbeitung von Dokumenten. Noch im letzten Jahr hatten wir berichtet, dass bei deutschen Unternehmen in der Automatisierung von Verwaltung und Service echter Nachholbedarf besteht. Immer noch jedes zweite Dokument ist papierbasiert, lautete das wenig optimistische Fazit des IT-Analysehauses IDC. Neue Zahlen der Bitkom deuten nun auf einen Wandel hin.
Digitale Brise in Verwaltung und Service
Denn: Vier von zehn Unternehmen haben die Anzahl ihrer Ausdrucke seit dem vergangenen Jahr reduziert und die Mehrzahl der Unternehmen hat es fest vor. Über 50 Prozent der Unternehmen planen ihren Briefverkehr komplett durch digitale Kommunikation zu ersetzen, knapp einem Drittel gelingt dies bereits. Acht Prozent der Unternehmen digitalisieren ihre papierbasierten Dokumente komplett, rund ein Fünftel den überwiegenden Teil und fast die Hälfte immerhin teilweise.
Dennoch viel Luft nach oben
Die hoffnungsvoll stimmenden Zahlen der Bitkom Untersuchung dürfen jedoch nicht darüber hinweg täuschen, dass in immer noch 75 Prozent aller Unternehmen die Hälfte der Dokumente nicht digitalisiert ist. Hinzu kommt ein kleiner Teil an Unternehmen (13 Prozent), in dem sogar mehr ausgedruckt wird als im Jahr zuvor. Und man will es kaum glauben: Bei knapp einem Fünftel aller Unternehmen hierzulande verlaufen die dokumentenbasierte Prozesse nach wie vor komplett analog ab.
Dokumente digitalisieren ist kein Hexenwerk
Es sollte sich also noch einiges bewegen in unserer Wirtschaft – zumal sich die Möglichkeiten eines modernen Dokumenten Managements Jahr um Jahr verbessern. Posteingänge lassen sich komplett digitalisieren. Rechnungsvorgänge könnten vollständig elektronisch abgewickelt werden, der gesamte Kundendialog via E-Mail, Chat, Facebook oder Telefon laufen. Unternehmen haben die Chance, ihren Kunden intelligente Apps anzubieten: Darüber werden dann Dokumente ausgetauscht und gespeichert sowie die komplette Kommunikation geführt. Ebenso existieren intelligente Plattformen über die die Kommunikation auf allen Kanälen zentral abgewickelt werden kann.
Rechtliche Weichen sind gestellt
Selbst die rechtlichen Bedingungen - im letzten Jahr noch ein Hemmnis für viel Entscheider und Führungskräfte – haben sich verbessert. Grund dafür ist das im März vom Bundeskabinett verabschiedete und EU-weit gültige Gesetz zur Durchführung der eIDAS-Verordnung. Die Nutzung der elektronischen Vertrauensdienste (Vertrauensdienstegesetz) - unter anderem digitale Unterschriften, elektronische Zeitstempel sowie Behörden- und Firmensiegel - wurde hierdurch wesentlich vereinfacht.
