Schneller, effizienter, nutzerfreundlicher und digital: So sieht der Bund die zukünftige Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit ihren Verwaltungen. Die Zukunft beginnt Ende 2022. Doch digitalisierte Verwaltungsleistungen sucht man in der Antragsrepublik Deutschland noch wie die Nadel im Heuhaufen. Dabei wäre es mit der richtigen Technologie längst möglich: Intelligent Document Processing (kurz IDP) könnte die Digitalisierung in Verwaltungen weit nach vorne bringen.
Covid, Krieg, die Energiekrise, der Klimawandel: Deutschland navigiert durch einen Dschungel an Krisen, deren Ende nicht absehbar ist. Die Zeichen der Bundesregierung in dieser Zeit sind eindeutig: Sie lässt weder ihre Bürger:innen noch die Wirtschaft alleine. Im Gegenteil: Deutschland entwickelt sich zu Förderrepublik ohnegleichen. Ob Corona-Hilfen, Unterstützung für Gebäudesanierungen oder die neue Start-up-Strategie. Der Bund fördert und fördert. Allein für die Gebäudeförderung sind 13 bis 14 Milliarden Euro pro Jahr eingeplant, damit alte Fenster und Gasheizungen ausgetauscht werden.
Doch was nutzen die zahlreichen Förderungen, wenn der Aufwand für viele Antragsteller:innen viel zu hoch ist und Gelder erst sehr spät bewilligt werden? Bürger:innen nehmen Anträge gar nicht erst wahr. KMU verzichten auf Gelder, weil deren Auszahlung viel zu spät kommt. Das Problem: Antragstellende müssen nicht nur umfängliche Anträge studieren, sondern auch noch zahlreiche Formulare ausfüllen und viele Nachweise wie Belege, Bescheinigungen und Urkunden postalisch oder digital einreichen.
Die Prozesse kosten Antragstellenden viel Zeit und überlasten die Behörden. Es fehlt zum einen an attraktiven digitalen Angeboten für Bürger:innen, die diese nutzerfreundlich durch die Antragstellung lotsen. Zum anderen investieren öffentliche Verwaltungen nur selten in Software zur automatisierten Dokumentenverarbeitung. Dabei birgt Intelligent Document Processing ein hohes Potenzial für Verwaltungen. Ihre Teams könnten von zahlreichen manuellen Tätigkeiten entlastet und viele Fehlerquellen eliminiert werden.
Nehmen wir den Antrag auf Elterngeld: Aktuell müssen werdende Eltern für die Bewilligung bis zu 17 Nachweise einreichen und acht bis zehn Seiten an Formularen manuell ausfüllen. Wenn selbst Standardanträge zu kompliziert gestaltet sind, wie sieht es dann mit Sonderanträgen aus, die in Krisenzeiten bewilligt werden?
Welche Auswirkungen komplizierte Anträge haben, zeigen die ersten Ergebnisse zum „Digitalpakt Schule“. 6,5 Milliarden Euro hat der Bund bereitgestellt, damit Schulen die Digitalisierung vorantreiben können. Doch bis Ende 2021 sind lediglich 19 Prozent der verfügbaren Mittel abgeflossen. Das sind gerade einmal 8,5 Prozent der zur Verfügung stehenden Mittel aus dem Basis-Digitalpakt.
Ebenso düsterer sieht es bei der Grundsicherung im Alter aus: Sie erreicht nicht einmal die Hälfte der Betroffenen. Rund 10 Milliarden Euro wurden bis Ende 2020 nicht ausgeschöpft. Bei rund 175 Bestimmungen, etwa 200 Seiten an Formularen und einem widersprüchlichen System sind viele Rentnerinnen und Rentner schlichtweg überfordert.
Die gute Nachricht ist: Der Bund hat Papierbergen und lahmen Prozessen den Kampf angesagt. Nach dem sogenannten Onlinezugangsgesetz soll die Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung deutlich schneller, effizienter und nutzerfreundlicher werden. Konkret verpflichtet das Gesetz Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen über Portale bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Rund 600 Verwaltungsleistungen sollen bis dahin komplett digitalisiert sein – vom Bafög-Antrag bis zum neuen Personalausweis.
Der Ansatz ist richtig: Digitale Prozesse können den Aufwand sowohl für Antragstellende als auch den Mitarbeiter:innen in Verwaltungen erheblich reduzieren, wenn damit die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung einhergeht und IDP-Software im Einsatz ist.
Doch es gibt auch eine schlechte Nachricht: Die bisherige Bilanz ist verheerend. Im Juli 2022 waren nur 80 Verwaltungsleistungen digital verfügbar. Es wird deutlich: Deutsche Behörden sind enorm überlastet und ersticken in einem Berg an manuellen Routineaufgaben. Hinzu kommt, dass viele der neu angebotenen Leistungen nicht nutzerfreundlicher sind als die ehemaligen Papieranträge. Antragsteller müssen zahlreiche Formularfelder ausfüllen. Sie müssen etliche Dokumente scannen und manuell hochladen. Persönliche Daten müssen immer wieder neu eingegeben werden. Behörden dürfen persönliche Daten nicht untereinander austauschen.
Kurzum: Nur weil die Einreichung von Dokumenten digital erfolgt, ist der Prozess noch lange nicht nutzerfreundlich. Wer sich digitale Verwaltung nennt, sollte durchgängig digitalisierte und medienbruchfreie Leistungen anbieten können. Bürgerinnen und Bürger sollten so wenige Daten wie nötig eingeben und keine Papiernachweise hinterherschicken müssen.
Mithilfe von Intelligent Document Processing (IDP) automatisieren Verwaltungen die Erfassung jeglicher Formen von texbasierten Inhalten – insbesondere die digitale Eingangspost. IDP-Software wie die AI Platform von ITyX erfasst Belege, Bescheinigungen, Einkommensnachweise oder Rechnungen automatisch und verarbeitet alle relevanten Fachdaten aus diesen Dokumenten. Das heißt: Mitarbeiter:innen in öffentlichen Verwaltungen müssen nicht mehr jeden Nachweis und Beleg einzeln sichten und die notwendigen Informationen von einem System ins andere übertragen. Das erledigt die Software. Weil IDP-Software mit Künstlicher Intelligenz arbeitet, erkennt sie auch unstrukturierte Texte wie E-Mails und handschriftliche Dokumente.
Die Vorteile von IDP und KI:
Ein weiteres, entscheidendes Kriterium für die ausgelasteten Verwaltungen ist die einfache und schnelle Implementierung der Low-Code-Plattform. Intelligent Document Processing-Software kann in bestehende Drittsysteme integriert werden, ohne dass bestehende Software-Lösungen ausgetauscht oder verändert werden müssen. Zudem akzeptiert die Plattform unterschiedliche Antragsformulare wie XBRL, pdf oder den Druck.
Was die Software benötigt, ist eine ausreichend große Menge an Beispielen. Diese sogenannten Trainingsdokumente trainieren die KI-Software, damit sie künftig Ähnlichkeiten in Texten und den räumlichen Kontext von verwendeten Daten erkennt und daraus die richtigen Rückschlüsse zieht. Einmal im Einsatz, lernt die Plattform kontinuierlich hinzu.
Laut McKinsey würden Verwaltungen durch die Digitalisierung ihrer wichtigsten Verwaltungsleistungen fast 60 Prozent der in die Sachbearbeitung investierten Stunden anderweitig nutzen können – zum Beispiel in die Beratung von Bürger:innen und Bürger. Diese wären durch die Digitalisierung ihrer Verwaltungen um 84 Millionen Stunden an Aufwand entlastet. Unternehmen könnten rund eine Milliarde Euro Kosten einsparen. An den technologischen Möglichkeiten mangelt es nicht. Über Intelligent Document Processing und den Einsatz von KI ließen sich sehr flexibel digitale und nutzerfreundliche Prozesse schaffen. Gefragt ist der Mut zur Veränderung und eine durchdachte Digitalstrategie.